Muchos son los programas que se pueden usar en Planificación y Presupuestos, pero nos vamos a centrar en hablaros de Microsoft Project y Presto.
Aunque ambos tienen herramientas que les permiten hacer muchas funciones del otro, particularmente preferimos utilizar cada uno para lo que, se entiende fue creado. De esta forma y a grandes rasgos, Microsoft Project se ocuparía de la Planificación Técnica (Control del Plazo) y Presto de la parte Económica (Control de Costes). Esta división es un criterio personal y representa una línea muy difusa. Existen numerosas personas que utilizan sólo uno de ellos para realizar la gestión integral tanto temporal como económica del proyecto, y es perfectamente válido. Microsoft Project posee herramientas muy potentes para el control del coste del proyecto, al igual que Presto dispone de módulos que permiten crear diagramas de Gantt con las tareas de la obra, sus relaciones y duraciones.
Este post, así como los siguientes, mostrarán que ambos softwares, aunque usados para dos aspectos distintos de la gestión del proyecto, son complementarios y en ocasiones hasta necesarios. Os iremos indicando cual es el workflow que seguimos con ambos programas que, como hemos dicho anteriormente, no es la verdad absoluta, pero es el que nos gusta seguir.
Con el fin de poder seguir mejor la explicación y sustentar cada una de las fases, se utilizará como ejemplo parte de una obra en la que en su día participamos “Avenida Obiegowa”: Se trata de la construcción de una avenida de nueva planta, con dos carriles de tráfico por sentido y un enlace a distinto nivel, formado por un viaducto y cuatro ramales de acceso. En el diseño de esta vía urbana, debido a la falta de espacio y a un trazado que en su totalidad discurría por un gran desmonte, fue necesaria la incorporación de muros de contención. Completa este ejemplo, las actividades relacionadas con la mayoría de obras de carreteras y urbanización.
Del estudio del proyecto debemos obtener una idea de cuál será la estructura que sigamos tanto en la planificación económica (capítulos y partidas) como técnica (tareas resumen y subtareas). En el caso de la planificación económica, se suele partir de la estructura del presupuesto adjudicado, aunque consideramos casi más importante pensar en la forma de contratación de los trabajos, así como las tareas en las que se subdivida cada actividad. Como ejemplo, utilizamos el capítulo de Movimiento de Tierras,
PRESTO. Partidas del Capítulo de Movimiento de Tierras
Este desglose de partidas coincide con el Contrato que finalmente se firmó con el subcontratista principal de movimiento de tierras. Sin embargo ese mismo capítulo de Movimiento de Tierras tiene una traducción algo distinta en la planificación técnica,
MICROSOFT PROJECT. Subtareas de la Tarea Resumen Movimiento de Tierras
Como se puede apreciar, dos de las partidas incluidas en la planificación económica (Transporte y Extendido en Vertedero) no aparecen en la planificación técnica por estar englobadas en la tarea Desmonte.
Una fase fundamental de la planificación es medir el proyecto, por varias razones:
I. La medición obtenida por nosotros puede ser distinta a la que hizo el proyectista (por exceso o por defecto) lo que significa una mayor o menor obra a ejecutar con su coste y plazo asociados.
II. Nos permite realizar un desglose más exhaustivo de la medición y saber exactamente qué cantidad pertenece a qué parte de la obra.
III. Podemos realizar una subestructura del presupuesto en base a los Espacios. Esto nos ayudará enormemente cuando traslademos las unidades de obra de la planificación económica a tareas de la planificación técnica.
Como ejemplo de este apartado utilizaremos el capítulo de Servicios Afectados > Pluviales,
PRESTO. Desglose detallado de la partida Excavación de Zanja, por tramos entre pozos.
PRESTO .Uso de espacios para la división de la medición de Excavación en Zanja en la Red de Pluviales.
MICROSOFT PROJECT. Las subtareas de la tarea resumen Servicios Afectados > Pluviales coinciden con los Espacios creados en PRESTO.
Una vez tenemos medido el proyecto, es el momento de estimar el coste directo asociado a cada una de las unidades de obra que componen nuestro presupuesto. Al igual que cuando pensábamos en la estructura de capítulos y partidas, es muy importante pensar en cómo se va a contratar la obra, porque en fases posteriores de seguimiento, esto nos permitirá una mejor comparación entre lo previsto y lo real.
Como ejemplo de la creación de nuestro objetivo de coste utilizaremos la unidad de Desmonte.
PRESTO. Descomposión de la partida Desmonte.
Será fundamental conocer el alcance de trabajos que incluye cada concepto. Así en el ejemplo de arriba, se tuvo en cuenta:
– El Subcontratista principal de movimiento de tierras realizará: “Excavación en desmonte, incluido arranque y carga en camiones, incluso transporte hasta 1 km”. El transporte hasta vertedero o lugar de empleo está incluido en otra partida, así como el propio extendido en el vertedero y el canon de vertido.
– Además para la ejecución del desmonte será necesaria mano de obra auxiliar, que permitirá controlar las cotas y taludes en la excavación
– Incluimos también un alquiler de maquinaria por horas para el mantenimiento de las pistas por las que circula la maquinaria y el control del polvo en la obra.
– El último concepto engloba el alquiler de maquinaria pequeña y compra de consumibles, tales como torres de luz (trabajos nocturnos) o gasoil (para esta maquinaria).
a. Uso de Conceptos.
Con el fin de agilizar el proceso de creación de la descomposición de precios, un consejo es usar la ventana Conceptos (Esta ventana resulta de suma importancia, de cara sobre todo a la fase de Petición de ofertas y Contratación). Conforme se van usando los conceptos básicos estos son incorporados a esta base de datos, con lo que pueden ser copiados en otras unidades de obra, manteniendo por tanto coherencia en cuanto a las características, proveedor y precio.
Presto. Extracto de la ventana Conceptos con varios conceptos de distinta naturaleza
b. Calculo de rendimientos.
A continuación debemos estimar los rendimientos que desarrollaran cada uno de los conceptos básicos en el desempeño de la unidad de obra. Lo más importante es que exista coherencia entre la planificación técnica y económica.
i. Microsoft Project. Nota con el rendimiento de la tarea ii. Presto. Nota con las hipótesis de rendimiento empleadas en la partida
c. Precio Objetivo.
A la hora de poner un precio a cada uno de los conceptos básicos utilizados en la creación de los descompuestos del objetivo de coste, este debe estar basado en ofertas reales recibidas en el proceso de petición de ofertas y preferiblemente fruto de la elaboración de un comparativo entre ellas.
